2015 est derrière nous… Vous aviez peut-être prévu y revoir votre site web, vous lancer dans le commerce en ligne, être plus actif pour promouvoir votre entreprise sur les réseaux sociaux, implanter un CRM (customer relationship management / outil de gestion de la relation client), mais nombre d’entre vous n’ont probablement pas eu le temps de réaliser des projets qui vous tenaient pourtant à coeur. Peut-être même que leur report vous place à la remorque de vos concurrents sur certains aspects… Prenons un peu de recul pour voir comment ne pas vous retrouver dans la même situation en janvier prochain!

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important » Dwight D. Eisenhower

Cette citation de l’ancien président américain a conduit à la matrice d’Eisenhower, que plusieurs connaissent et pourtant, que peu arrivent à appliquer efficacement. Pourtant, le concept est simple. Il y a 2 axes: celui de l’importance de ce qu’on a à faire et celui de l’urgence.

 

Matrice d'Eisenhower

                        La matrice d’Eisenhower

 

L’urgence est un fait: le délai de livraison d’un projet a un nombre de jours prévu: l’appel d’un client doit être retourné en moins de 24 heures, les T4 doivent être remis aux employés avant la fin février, quant au party de Noël 2015… bien si vous ne l’avez pas encore organisé, je crois que vous avez manqué une urgence!

L’importance, c’est un choix: le party de Noël, est-ce important au point que vous devez personnellement en assumer l’organisation? Et pour le commerce en ligne, est-ce un segment de marché important à développer à vos yeux ou une idée à laquelle vous tenez plus ou moins? Est-ce plus ou moins que l’implantation de ce fameux CRM? C’est à vous de déterminer ce qui est important ou pas.

Ainsi, ces deux axes divisent vos tâches en 4 quadrants:

Pas urgent / Pas important

Pour une raison obscure, alors qu’on déborde, on procrastine parfois sur des tâches ni importantes, ni urgentes. Je lisais récemment dans un recueil de Chantal Binet, coach de gestion, que cela peut être motivé par l’amour (on a tendance à prioriser naturellement ce qu’on aime faire) ou la peur (on se consacre à des tâches futiles car les tâches vraiment importantes nous font peur, que ce soit parce qu’on craint de se tromper, de ne pas être à la hauteur, qu’on a peur de l’inconnu… est-ce le cas pour la conception de votre nouveau site web?). Donc peu importe votre excuse, elle ne tient pas la route, il vous faut mettre ces tâches non prioritaires de côté, au moins pour le moment.

Urgent / Pas important

Si vous avez déterminé que l’importance de la tâche est limitée, déléguez cette tâche. Que ce soit l’organisation du party de Noël, la préparation des T4, la participation à certaines réunions, je suis convaincue que vous pouvez trouver quelqu’un qui s’en chargera avec plaisir, et peut-être mieux que vous n’auriez pu le faire. La tâche sera donc effectuée rapidement, elle sera sortie de votre liste et vous pourrez vous consacrer à ce qui compte vraiment.

Important / Pas urgent

Serait-ce dans ce quadrant que se retrouvent la plupart des exemple de tâches données au début: celles qui peuvent faire une différence pour l’avenir de votre entreprise, mais que vous avez mis de côté pour vous consacrer à de fausses urgences ou des tâches moins importantes? Planifiez dès aujourd’hui les tâches importantes de votre années 2016 et revoyez-les régulièrement, si pour l’instant vous avez des tâches de plus haute priorité, ces tâches doivent être planifiées si vous ne voulez pas qu’elles finissent continuellement sous la pile.

Urgent / Important

Ici, pas de question, il faut commencer par ces tâches. Ce qui est rassurant, c’est que toutes vos tâches ne peuvent pas être dans ce quadrant, sinon, vous devez revoir votre répartition!

 

bag-and-hands

Revenons sur la notion d’urgence…

Ça vous arrive un appel, un courriel ou quelqu’un qui débarque à votre bureau avec «son urgence». Vous arrêtez tout pour lire et écouter, réfléchir et répondre, mettez un certain temps à vous replonger dans votre tâche, et à ce moment, quelqu’un d’autre arrive avec une nouvelle «urgence». Peut-être que vous arrêtez vous-mêmes pour vous consacrer à une idée qui vient de vous passer par la tête, qui n’est ni urgente, ni importante. Rappelez-vous qu’une urgence est un fait, prévoyez une plage ou vous acceptez d’être dérangé, et d’autres où vous n’acceptez que les vraies urgences, vous pourriez être surpris du temps qui apparaîtra soudainement!

 

Revenons sur la notion de peur…

Derrière la peur de l’inconnu se retrouve le désir de savoir. Derrière la peur de ne pas être à la hauteur se trouve le désir de réussir. Une des meilleures façon d’attaquer les tâches qui nous insécurisent, c’est de voir le désir qui se cache derrière.

Vous désirez prouver que vous pouvez réussir dans le commerce en ligne, que vous arriverez à gérer votre boutique et à développer ainsi un nouveau segment de clientèle? Bien oui, c’est possible, et beaucoup plus simple que ça l’a déjà été. Il n’y a pas de honte à demander de l’aide, une grande partie de la conception d’une boutique en ligne est de répertorier vos produits et de créer une description… la bonne nouvelle, c’est que vous pouvez le déléguer à quelqu’un chez vous qui connait bien vos produits!

Quel que soit votre projet, sachez le prioriser adéquatement, le planifier, bien vous entourer et vous consacrer aux bonnes tâches. Car malgré tout notre bon vouloir, chez nous comme dans bien d’autres agences, ce qui nous bloque souvent pour compléter des projets, c’est le manque de disponibilité des clients. L’approbation de votre site web, vous seul pouvez la donner… ou la déléguer selon l’importance que vous y accordez!

 

J’espère que cet article vous sera utile et si vous aimeriez lire à nouveau sur la gestion du temps, c’est un sujet que j’adore, alors vous n’avez qu’à commenter ci-dessous et je me planifie du temps pour le faire… pour l’amour de cette tâche 😉

Bonne année!